Sistem Informasi Akuntansi

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi merupakan sistem informasi fungsional yang mendasari sistem informasi fungsional yang lainnya seperti sistem informasi keuangan, sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi dan sistem informasi sumber daya manusia. Sistem-sistem informasi lain membutuhkan data keuangan dari sistem informasi akuntansi.

Hal ini menunjukkan bahwa suatu perusahaan yang akan membangun sistem informasi manajemen, disarankan untuk membangun sistem informasi akuntansi terlebih dahulu. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain : Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi. Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Ahli

1.  Menurut Wilkinson dan Cerullo (1995, p.5-6) Sistem informasi Akuntansi merupakan struktur yang menyatu dalam suatu entitas, yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen lain, untuk merubah data transaksi keuangan/akuntansi menjadi informasi akuntansi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi dari para pengguna atau pemakainya (users).

2.     Beberapa batasan pengertian (definisi) Sistem Informasi Akuntansi lain yang dapat dikutip misalnya pendapat Wilkinson (1990) bahwa sistem informasi akuntansi adalah merupakan sistem informasi formal, memiliki tujuan (kegunaan), tahap, tugas, pengguna, dan sumber daya dan mencakup ke seluruh kegiatan perusahaan dalam penyediaan informasi bagi semua pengguna di perusahaan tersebut.

3.   Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood dalam bukunya yang diterjemahkan oleh Jusuf, A.A. (1996, h.1) pengertiansistem informasi akuntansi adalah, “Kumpulan sumber daya, seperti: manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi akuntansi.” Informasi ini dikomunikasikan kepada para penggunanya untuk berbagai pengambilan keputusan.

4.   Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menutut Mulyadi (2001, h.3) mendefinisikan, “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.”

5. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Niswonger, Fess & Warren diterjemahkan oleh Ruswinarto, H. (1995, h.248), “Sistem akuntansi adalah suatu sarana bagi manajemen perusahaan guna mendapatkan informasi yang akan digunakan untuk mengelola perusahaan dan untuk menyusun laporan keuangan bagi pemilik, kreditor, dan pihak lain yang berkepentingan.”

6.     Pengertian Sistem Informasi Akuntansi  menurut Baridwan (1998, h.6), “Sistem akuntansi terdiri dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai suatu mengenai usaha suatu kesalahan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manejemen untuk mengawasi usaha-usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.”

Sistem Informasi Akuntansi Manajerial

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI MANAJERIAL

1.1   Arus Informasi

Sistem informasi akuntansi mengakui dan merekam transaksi yang terjadi,  mencatat, meringkas dan melaporkan informasi kepada para pemakai informasi. Jika proses tersebut dilakukan dengan menggunakan computer, maka sebuah sistem informasi disebut dengan sistem yang berbasis computer , jika tidak menggunakan alat bantu computer, maka sebuah sistem informasi disebut dengan sistem manual. Baik pada sistem berbasis computer maupun sistem manual, dalam urutan aktivitas yang dijalankannya terjadi aliran data dan informasi.

Dalam sistem informasi akuntansi manajerial, informasi mengalir menuju 2 arah, yaitu mengalir dari atas ke bawah (top-down) dan dari bawah keatas (botton-up). Top-down flow adalah sistem yang mencatat dan meringkas transaksi dan kejadian ekonomi yang terjadi di jenjang manajemen puncak dalam sebuah organisasi dan meneruskan serta mendistribusikan informasi ke jenjang organisasi yang lebih rendah. Botton-up flow  adalah sistem yang mencatat dan meringkas transaksi dan kejadian ekonomi yang terjadi pada jenjang organisasi paling bawah, kemudian secara terstruktur melaporkan informasi kepada manajemen puncak.

1.2   Aliran Informasi Dari Atas Kebawah (Top-Down Information Flow)

Sistem penganggaran sebuah organisasi merupakan sistem yang mengalirkan informasi dari atas ke bawah. Sistem informasi ini menghasilkan anggaran periodic, yang memberikan informasi kepada para manajer tentang rencana kuantitatif organisasi untuk periode mendatang. Dengan menetapkan dan mengkoordinasikantujuan yang terukur untuk setiap segmen dalam organisasi, anggaran membantu mencapai tujuan organisasi keseluruhan.

v  Struktur Organisasi

Sebuah struktur organisasi memberikan lingkungan bagi aliran informasi. Agar sistem penganggaran dapat berfungsi secara tepat, lingkungan tersebut harus memiliki karakteristik sebagai berikut :

1.       Organisasi harus menetapkan sebuah struktur yang membedakan setiap segmen yang terlibat.

2.       Organisasi harus memiliki ketentuan yang jelas mengenai wewenang dan tanggung jawab setiap manajer segmen.

3.       Setiap karyawan harus memberikan laporan hanya kepada atasan langsungnya.

4.       Manajemen puncak harus menetapkan secara jelas hubungan atasan bawahan antar karyawan.

Manajemen puncak mengkomunikasikan struktur organisasi dengan menggunakan bagan organisasi dan uraian jabatan. Bagan organisasi mengidentifikasi segmen-segmen  yang ada dan mengkomunikasikan hubungan atasan bawahan. Uraian jabatan menetapkan tanggung jawab.

v  Pernyataan Kebijakan

Pernyataan kebijakan yang dimiliki oleh sebuah perusahaan menjelaskan tentang harapan manajemen puncak tentang perilaku karyawan. Pernyataan kebijakan itu memberikan araha bagi karyawan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan jabatan. Agar dapat berjalan secara efektif, pernyataan kebijakan harus lengkap dan memiliki daya paksa. Salah satu jenis pernyataan kebijakan adalah standar perilaku sebagai berikut :

1.       Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

2.       Hubungan dengan aparat pemerintah

3.       Pencatatan yang benar terhadap dana, aktiva dan pengeluaran kas

4.       Kegiatan diluar tugas yang bertentangan dengan kepentingan perusahaan.

5.       Perusahaan anak dan perusahaan afiliasi

6.       Laporan-laporan dan jaminan

v  Tujuan Kerja

Sistem penganggaran yang efektif mensyaratkan bahwa manajemen menetapkan tujuan kinerja untuk setiap segmen dalam organisasi. Selanjutnya manajemen puncak mengkomunikasikan tujuan ini ke setiap manajer segmen dengan mengeluarkan anggaran periodic. Sistem ini disebut sistem penganggaran kinerja.

v  Tujuan Organisasi dan Tujuan Departemen

Sistem penganggaran kinerja menjabarkan tujuan perusahaan yang menggunakan ukuran return on invested capital ke dalam tujuan yang lebih rinci dan spesifik untuk jenjang yang lebih bawah seperti departemen, devisi, biro, bagian dan lain-lain.

v  Metode-metode Penyusunan Tujuan Departemental

Jika manajemen puncak menetapkan tujuan departemental untuk jenjang manajer yang lebih bawah, maka sebuah sistem penganggaran kinerja disebut sistem otoritatif. Sitem ini berarti sistem penganggaran bergantung pada otoritas manajemen puncak untuk memotivasi karyawan guna mencapai tujuannya. Alternative lain yang dapat digunakan adalah perusahaan member kesempatan kepada para manajer jenjang  organisasi yang lebih bawah untuk berpartisipasi dalam menyusun tujuan kinerjanya sendiri. Sistem penganggaran ini disebut sistem penganggaran partisifatif. Proses informasi yang mengalir ke jenjang yang lebih bawah, dinamakan amplikasi informasi.

1.3   Aliran Informasi dari Bawah ke Atas (Bottom-up Information Flow)

Informasi jenis ini berasal dari kejadian atau transaksi yang terjadi pada jenjang yang paling bawah dalam struktur organisasi. Sitem yang mencatat transaksi, memprosesnya dan melaporkan kepada manajer yang lebih atas disebut sistem pelaporan pertanggungjawaban. Sistem pelaporan pertanggungjawaban mencatat realisasi kegiatan yang telah dilaksanakan oleh setiap segmen organisasi. Realisasi kegiatan ini dapat berupa satuan moneter pendapatan dan biaya, atau data statistic jam kerja dan unit diproduksi.

v  Pusat Pertanggungjawaban

Sistem informasi  akuntansi pertanggungjawaban mengumpulkan informasi tentang realisasi kegiatan dan tujuan kinerja pada jenjang organisasi yang paling rendah dalam hirarko organisasi. Segmen organisasi yang digunakan untuk mengumpulkan data adalah pusat pertanggungjawaban. Pusat pertanggungjawaban yang ada yaitu :

1.       Pusat Biaya

2.       Pusat laba

3.       Pusat Investasi

v  Laporan Kinerja

Sistem akuntansi pertanggungjawaban mengkomunikasikan informasi yang dihasilkan dalam laporan kinerja, yang berisi informasi tentang realisasi, anggaran, selisih antara realisasi dan anggaran, untuk setiap pusat pertanggungjawaban. Kadang-kadang manajemen menghendaki bahwa anggaran biaya dirinci kedalam biaya tetap dan biaya variable, sehingga membuat anggaran fleksibel. Laporan kinerja untuk pusat laba dan pusat investasipada dasarnya sama, yang berbeda isi laporannnya.

1.4   Pengumpulan data Pada Sistem  Akuntansi  Pertanggungjawaban

Sistem akuntansi pertanggungjawaban mengalirkan informasi dari bawah ke atas berupa realisasi kinerja dan dari atas ke bawah berupa anggaran kinerja. Sistem ini menghasilkan laporan kinerja untuk setiap pusat pertanggungjawaban, yang meringkas anggaran pendapatan, anggaran biaya, realisasi pendapatan dan realisasi biaya.

Untuk mengumpulkan data, perusahaan menggunakan kode pertanggungjawaban yaitu mengklasifikasikan transaksi berdasarkan pusat pertanggungjawaban dan berdasarkan rekening dalam bagan rekening sekaligus. Klasifikasi ini dilakukan melalui tiga tahap yaitu :

1.       Transaksi diklasifikasikan sesuai dengan rekening yang tercantum dalam bagan rekening

2.       Transaksi diklasifikasikan sesuai dengan tempat terjadinya biaya

3.       Menghubungkan jenis rekening dengan tempat terjadinya transaksi tersebut.

v  Kode Pertanggungjawaban

Kode ini digunakan untuk mencatat tempat terjadinya transaksi. Karena setiap unit dalam organisasi terlibat dalam berbagai macam transaksi, maka setiap unit tersebut merupakan tempat terjadinya transaksi, maka setiap unit harus memiliki kode khusus yang disebut dengan kode pertanggungjawaban.

v  Kode rekening

Kode pertanggungjawaban hanya digunakan untuk mengidentifikasi siapa yang bertanggungjawab terhadap transaksi tersebut. Oleh karena itu perusahaan tetap membutuhkan kode rekening untuk keperluan pencatatan dan pelaporan informasi. Oleh karena itu struktur kode rekening dalam sistem akuntansi pertanggungjawaban merupakan kombinasi antara rekening dank ode pertanggungjawaban.

v  Kode Anggaran

Kode tanbahan disisipkan antara kode pertanggungjawaban dank ode rekening, untuk dapat membedakan secara tegas yaitu kode anggaran dank ode rekening.

1.5   pelaporan Keuangan dan Akuntansi Pertanggungjawaban

Pada dasarnya laporan kinerja yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi pertanggungjawaban hanya bermanfaat untuk keperluan intern. Oleh karena itu bentuk dan isi laporan kinerja sangat spesifik, dan tidak bisa langsung dikonvensi untuk menghasilkan laporan keuangan untuk kepentingan extern. Dengan demikian sistem informasi akuntansi harus menyusun kembali laporan keuangan sesuai dengan standar akuntansi keuangan dengan menggunakan data yang dihimpun oleh sistem akuntansi pertanggungjawaban.

Sistem Data Base

SISTEM DATA BASE

Data yang dimiliki oleh sebuah organisasi merupakan salah satu aset yang paling berharga. Karenanya penyimpanan dan manajemen data yang efektif merupakan fungsi penting bagi sebuah sistem informasi akuntansi. Sebagaian besar prganisasi sekarang menggunakan sistem database untuk mengorganisasi dan mengelola data dan informasi tentang kegiatan perusahaan.

1.1  Sistem Manajemen Database

Meskipun pandangan logis antar para pemakai terhadap database berbeda, sistem, data base menyimpan data hanya dengan satu cara. Namun demikian dalam banyak hal, organisasi data fisik sama sekali berbeda dari persepsi pemakai bagaimana data disimpsn. Contoh : Elemen data seperti saldo rekening, nama, alamat, dan sejarah kredit yang secara logis dinyatakan dalam satuan tabel yang utuh, lokasi simpannya mungkin terpisah atau berlainan, bahkan kadang-kadang berada pada disket berlainan.

Sebuah skema menjelaskan struktur logis sebuah database. Ada 3 tingkatan skema yaitu :

a.       Tingkat konsep, yaitu cara pandang sebuah organisasi terhadap database, yang mencakup seluruh elemen data dan hubungan antar elemen data.

b.      Tingkat eksternal, yaitu serangkaian pandangan logis database oleh setiap individu pemakai.

c.       Tingkat internal, yaitu rincian penyimpanan data, seperti layout, definisi, alamat dan index record.

Akuntan sering terlibat dalam penyusunan tingkat konsep dan tingkat eksternal, namun jarang sekali mereka berpartisipasi dalam penyusunan skema tingkat internal. Dengan demikian maka merupakan hal yang penting memahami perbedaan antara skema tingkat eksternal dan skema tingkat internal.

1.2  Kamus data

Salah satu komponen kunci dalam sistem manajemen database adalah file khusus yang disebut kamus data. Kamus data berisi informasi tentang struktur database. Untuk setiap elemen data yang dismpan dalam database, seperti nomor pelanggan, diuraikan secara lengkap muali dari nama, tempat penyimpanan, program kkomputer yang berhubungan  dan lain-lain.

Kamius data biasanya dipelihara secara otomatis oleh sistem manajemen database. Input bagi kamus data dapat berupa elemen data baru atau data yang telah dihapus, sedangkan outputnya berupa berbagai macam laporan yang bermanfaat bagi para pemrogram, perancang database, dan para pemakai lainnya. Contoh

a.       Daftar seluruh program yang menggunakan data

b.      Daftar seluruh sinonim elemen data dalam file tertentu

c.       Daftar seluruh elemen data yabg digunakan oleh pemakai tertentu

d.      Daftar seluruh laporan output yang memakai elemen data

1.3  Bahasa Sistem Manajemen Database

Setiap sistem manajemen database harus memiliki alat untuk melaksanaksan tiga fungsi dasar yaitu :

a.       Pembuatan (creating)

b.      Pengubahan (changing)

c.       Pengintrogasian (querying) data base

Rangkaian perintah yang digunakan untuk melaksanaksan fungsi tersebut adalah :

a.       Bahasa definisi data

b.      Bahasa manipulasi data

c.       Bahasa interogasi data

Bahasa definisi data digunakan untuk :

a.       Membangun kamus data

b.      Membuat database

c.       Menguraikan pandangan logis untuk setiap pemakai atau pemrogram

d.      Menetapkan berbagai keterbatasan atau kendala penerapan terhadap record atau field data

Bahasa manipulasi data diguanakan untuk pemeliharaan data yang mencakup :

a.       Pembahruan

b.      Penyisipan

c.       Penghapusan sebagaian database

Bahasa interogasi data digunakan untuk mengintrogasi database yaitu :

a.       Memanggil

b.      Mengurutkan

c.       Menyajikan sebagaian database untuk mersapon permintaan para pemakai

1.4  fungsi dan Pemakai Sistem manajemen Database

a.       administrasi data, fungsi yang bertanggung jawab untuk penyusunan prosedur dan kebijakan umum untuk seluruh data tidak hanya menyangkut tentang data yang disimpan dalam database.

b.      Administrasi database, fungsi yang bertanggung jawab untuk melakukan koordinasi, pengawasan, dan pengolahan database, yang secara garis besar pokok-pokok tugasnya mencakup :

·         Membuat logical model database

·         Menetapkan standard dan spesifikasi data

·         Menyetujui perubahan struktur database

·         Merancang metode retrieval  sesuai dengan kebutuhan user

·         Menetapkan dan memelihara struktur fisik database

·         Memelihara kamus database

·         Merancang dan menerapkan pengawasan guan menjamin akurasi data keamanan database

1.5  Database Relasional

Sebuah sistem manajemen database disifati oleh jenis data logis yang mendasarinya. Model data adalah sebuah representasi abstrak tentang isi sebuah database. Sistem manajemen database disebut juga relational databse, karena mengunakan relational data model.  Relational data model (RDM) menggambarkan segala sesuatu dalam database yang disimpan dalam bentuk tabel. Database relational hanya menunjukkan bagaimana data tersebut muncul dalam conceptual dan external level scheme. Data tidak benar-benar disimpan dalam tabel, namun diuraikan dalam skema level internal.

Syarat Dasar Model Data Relasional

Model data relasional memiliki karakteristik khusus pada struktur tabel, ada 6 karakteristik penting, 2 karakteristik pertama adalah untuk menjamin akurasi atau integritas database :

1.      Primary key  adalah atribut atau kombinasi beberapa atribut yang secara unik mengidentifikasi sebuah baris dalam sebuah tabel.

2.      Setiap forign key harus memiliki nilai yang berkaitan dengan nilai sebuah primary key dilikasi lain. Foreign key adalah sebuah atribut dalam sebuah tabel yang menjadi primary key tabel lain.

Empat karakteristik berkaitan dengan penyederhanaan database relational dan meningkatkan afesiensi dan afektivitas untuk pemrosesan transaksi, yaitu :

1.      Setiap kolom dalam tabel harus menjelaskan karakteristik objek yang diidentifikasi oleh primery key

2.      Setiap kolom dalam sebuah baris harus bernilai tunggal

3.      Nilai sebuah baris pada sebuah kolom harus data sama

4.      Urutan baris atau kolom tidak penting.

Pengintregasian Sebuah Database Ralation

Model data relational memungkinkan dilaksanakannya tiga operasi dasar dalam tabel data yaitu :

1.      Project, yaitu membuat tabel (relasi) baru dengan cara memilih kolom-kolom tertentu dari sebuah tabel yang sudah ada.

2.      Restrict, yaitu membuat tabel baru dengan cara memilih kolom tertentu dari sebuah tabel yang sudah ada yang memenuhi kondisi tertentu

3.      Joint, yaitu membuat tabel dengan memilih kolom-kolom tertentu dari beberapa tabel digunakan, karena sangat jarang sebuah relasi berisi seluruh data yang diperlukan oleh para pemakai.

Karakteristik pokok pada mmodel data relational adalah bahwa setiap operasi selalu menghasilkan sebuah tabel baru, ini berarti bahwa hasil query (berupa tabel baru) dapat menjadi objek dari proses query berikutnya. Bahasa query relational dapat diklasifikasikan ke dalam sua kategori uatama yaitu :

a.       Bahasa query berbasis teks

b.      Bahasa query berbasis grafik

Penulisan SQL

Untuk melaksanakan query dengan menggunakan SQL, digunakan 5 perintah dasar yaitu :

1.      Select

2.      From

3.      Where

4.      Order by

5.      Group by

Keuntungan dan Kelemahan Model Data Relational

Secara ringkas keuntungan yang dimiliki oleh model data relational ada dua, yang dapat diuraikan sebagai berikut :

1.      Meningkatkan kecepatan dan kemudahan pengaksesan data secara signifikan

2.      Memudahkan perancangan sistem informasi akuntansi dan sistem informasi lain untuk memenuhi kebutuhan unit-unit dalam organisasi.

Selain keuntungan juga memiliki beberapa kelemahan sebagai berikut :

1.      Tidak efisien untuk pengolahan transaksi dan memerlukan memory yang lebih besar disbanding file based DBMS

2.      Tidak mudah mengakomodasi integrasi jenis data yang complex (grafik, suara, peta) dengan tex dan data numeric yang terkait dengan pengolahan transaksi.

1.6  Data Berorientasi Objek

dalam model data objek oriented, konsep dasar penyusunan bangunan sistem adalah objek, bukan tabel. Objek adalah bagian dari program computer yang dapat digunakan kembali dan berisi elemen data dan intruksi untuk memanipulasi data tersebut. Sebagai contoh objek faktur penjualan tidak hanya berisi informasi tentang transaksi penjualan, namu juga berisi instruksi untuk :

1.      menghitung perkalian jumlah unit dan harga untuk setiap baris

2.      menambahkan pajak pertambahan nilai

3.      memperbaharui catatan piutang pelanggan yang terjait

Model database object oriented adalah hirarki, dimana semua tingkatan dalam hirarki, kecuali baris bawah, merupakan golongan objek.

Kelebihan dan kelemahan sistem manajemen database berorientasi objek

Kelebihan-kelebihan model data berorientasi objek adalah :

1.      Mampu menangani jenis data yang kompleks seperti grafik, peta, suara, dan gambar, sebagai pelengkap dari jenis data text dan angka yang dimanipulasi dan disimpan oleh model data relasional

2.      Model data ini bermanfaat khususnya untuk proyek telekomunikasi dan sejenisnya.

3.      Dapat digunakan kembali sebagai objek lama untuk membangun sistem baru, akan mempercepat penyusunan sistem database yang baru. Sifat ini terutama penting untuk lingkungan yang berubah secara cepat, seperti pada industry keuangan.